Procedura avertizori de integritate

 Procedura operationala privind transmiterea si solutionarea raportarilor avertizorulului de interes public (avertizor de integritate)

Art. 1. Scop

Prezenta procedura reglementeaza primirea, examinarea și soluționarea raportărilor, drepturile și obligațiile persoanelor care efectuează raportări sau divulgă public informații privind încălcări ale legii, măsurile de protecție a acestora, cercetarea raportarilor si masuri privind protectia persoanelor care au reclamat ori au sesizat incalcari ale legii in cadrul organizatiei.

Art. 2. Domeniul de aplicare
Prezenta procedura vizeaza persoanele care efectuează raportări și care au obținut informațiile referitoare la încălcări ale legii, într-un context professional.

Cultura organizationala Ravago incurajeaza angajatii si partenerii de afaceri sa raporteze abateri sau incalcari de natura etica daca considera ca se intampla astfel de lucruri. Mai mult decat atat, este esential ca toti sa inteleaga ca organizatia ii sprijina si incurajeaza sa transmita mesajele lor, si ca nimeni nu va avea de suporta nici un fel de represalii .

Teme generale care pot constitui subiecte de adresat de catre avertizori de integritate:

  • Discriminare sau hartuire fizica si/sau psihica;
  • Pericole pentru oameni sau mediu;
  • Distrugerea bunurilor proprii sau ale altora;
  • Conflicte de interese;
  • Coruptie si mita;
  • Incalcarea legilor si/sau a regulamentelor.

Art. 3. Documente de referinta
a) Legea nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public
b) Legea nr. 53/2003 – Codul muncii
c) Regulament Intern
d) Regulament de Organizare si Functionare
 
Art. 4. Definitii
a) avertizorul de interes public – persoana fizica care efectueaza o raportare sau divulga public informatii referitoare la incalcari ale legii, obtinute in context profesional;
 
b) incalcari ale legii – fapte care constau intr-o actiune sau inactiune care constituie nerespectari ale dispozitiilor legale, care privesc domenii cum ar fi: achizitiile publice; serviciile, produsele si pietele financiare, precum si prevenirea spalarii banilor si a finantarii terorismului; siguranta si conformitatea produselor; siguranta transportului; protectia mediului; protectia radiologica si siguranta nucleara; siguranta alimentelor si a hranei pentru animale, sanatatea si bunastarea animalelor; sanatatea publica; protectia consumatorilor; protectia vietii private si a datelor cu caracter personal si a securitatii retelelor si sistemelor informatice, incalcari care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene; incalcari referitoare la piata interna, inclusiv incalcari ale normelor Uniunii Europene in materie de concurenta si de ajutoare de stat, precum si incalcari referitoare la piata interna in ceea ce priveste actele care incalca normele privind impozitarea societatilor sau mecanismele al caror scop este obtinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil in materie de impozitare a societatilor, ce reprezinta abateri disciplinare, contraventii sau infractiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii;
 
c) informatii referitoare la incalcari ale legii – informatii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la incalcari efective sau potentiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca in cadrul organizatiei in care lucreaza sau a lucrat avertizorul in interes public sau cu care acesta este sau a fost in contact prin intermediul activitatii sale, precum si informatiile cu privire la incercari de a ascunde astfel de incalcari;
 
d) raportare – comunicarea orala sau scrisa de informatii, cu privire la orice fapta care reprezinta o incalcare a legii;
 
e) raportare interna – comunicarea orala sau scrisa de informatii referitoare la incalcari ale legii din cadrul organizatiei
 
f) raportare externa – comunicarea orala sau scrisa de informatii referitoare la incalcari ale legii realizata prin canalele externe de raportare reprezentate de autoritatile si institutiile publice care, potrivit dispozitiilor legale speciale, primesc si solutioneaza raportari referitoare la incalcari ale legii, in domeniul lor de competenta;
 
g) divulgare publica – punerea la dispozitie, in orice mod, in spatiul public, a informatiilor referitoare la incalcari ale legii;
 
h) facilitator – persoana fizica ce asista avertizorul in interes public in procesul de raportare intr-un context profesional si a carui asistenta trebuie sa fie confidentiala;
 
i) context profesional – activitati profesionale, actuale sau anterioare, de orice natura, remunerate sau nu, desfasurate in cadrul organizatiei, in baza carora persoanele pot obtine informatii referitoare la incalcari ale legii si pot suferi represalii in caz de raportare a acestora;
 
j) lucrator – persoana fizica ce se afla intr-un raport de munca sau raport de serviciu, in temeiul dispozitiilor de drept comun sau speciale in materie, si presteaza munca in schimbul unei remuneratii;
 
k) persoana vizata prin raportare – persoana fizica sau juridica mentionata in raportare sau in divulgarea publica drept persoana careia i se atribuie incalcarea legii sau cu care persoana respectiva este asociata;
 
l) represalii – orice actiune sau omisiune, directa sau indirecta, aparuta intr-un context profesional, care este determinata de raportarea interna sau externa ori de divulgarea publica si care provoaca sau poate provoca prejudicii avertizorului in interes public;
 
m) actiuni subsecvente – orice actiune intreprinsa de catre organizatie in vederea solutionarii raportarii si, acolo unde este cazul, a remedierii incalcarii raportate;
 
n) informarea – transmiterea catre avertizorul in interes public a unor informatii referitoare la actiunile subsecvente si la motivele unor astfel de actiuni;
 
o) comisie de disciplina – orice organ insarcinat cu atributii de cercetare disciplinara, prevazut de lege sau de regulamentul de organizare si functionare al organizatiei.
 
Art. 5. Descrierea Procedurii
(1) Prezenta procedura reglementeaza unele masuri privind protectia persoanelor care au reclamat ori au sesizat incalcari ale legii in cadrul organizatiei care semnaleaza incalcari ale legii, cat si modalitatea de cercetare a raportarilor.
 
(2) Avertizorul de interes public este persoana care sesizeaza cu buna-credinta incalcari ale legii, si care poate fi:
a) functionar public – persoana investita, prin numire intr-o functie publica din structura unei autoritati sau institutii publice, cu prerogative in realizarea competentei acestora, in regim de putere publica, avand ca scop realizarea unui interes public;
b) personal angajat pe baza de contract, conform Codului muncii;
c) personal care isi desfasoara activitatea in baza unor statute speciale, medicii, profesorii, politistii, grefierii instantelor, preotii etc.
 
Art. 6. Raportarea
(1) Raportarea reprezinta sesizarea privind incalcarea legii sau a normelor deontologice si profesionale si care poate fi transmisa conducatorului organizatiei sau persoanei desemnate cu atributii in ceea ce priveste primirea, inregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni subsecvente si solutionarea raportarilor, care sa actioneze cu impartialitate si care sa fie independent in exercitarea acestor atributii
 
(2) Faptele care pot constitui subiectul unei avertizari de integritate:
a) infractiuni de coruptie, infractiuni asimilate infractiunilor de coruptie, infractiuni in legatura directa cu infractiunile de coruptie;
b) infractiunile de fals si infractiunile de serviciu sau in legatura cu serviciul;
c) infractiuni impotriva intereselor financiare ale Comunitatilor Europene;
d) practici sau tratamente preferentiale ori discriminatorii in exercitarea atributiilor de serviciu;
e) incalcarea prevederilor privind incompatibilitatile si conflictele de interese;
f) folosirea abuziva a resurselor materiale sau umane;
g) partizanatul politic in exercitarea prerogativelor postului, cu exceptia persoanelor alese sau numite politic;
h) incalcari ale legii in privinta accesului la informatii si a transparentei decizionale;
i) incalcarea prevederilor legale privind achizitiile publice si finantarile nerambursabile;
j) incompetenta sau neglijenta in serviciu;
k) evaluari neobiective ale personalului in procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare si eliberare din functie;
l) incalcari ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;
m) emiterea de acte administrative sau de alta natura, care servesc interese de grup sau clientelare;
n) administrarea defectuoasa sau frauduloasa a patrimoniului public si privat al autoritatilor publice sau institutiilor publice;
o) incalcarea altor dispozitii legale, care impun respectarea principiului bunei administrari si a celui al ocrotirii interesului public.
 
Art. 7. Eveniment declansator pentru activitatea procedurata
(1) Evenimentul declansator pentru activitatea procedurata poate fi:
a) raportarea interna;
b) raportarea externa.
 
(2) Raportarea cuprinde, cel putin, urmatoarele:
– numele si prenumele;
– datele de contact ale avertizorului in interes public;
– contextul profesional in care au fost obtinute informatiile;
– persoana vizata;
– descrierea faptei susceptibile sa constituie incalcare in cadrul organizatiei;
– probele in sustinerea raportarii;
– data si semnatura, dupa caz.

Daca avertizorul de integritate doreste sa ramana anonim, poate sa nu-si dezvaluie identitatea.

(3) Raportarea se face în scris, pe suport hârtie sau în format electronic (telefon, email, mesaj text, WhatsApp) , sau prin întâlnire față în față, la cererea avertizorului în interes public.

(4) Canale de raportare interna:

- abordarea directa a persoanei implicate

- discutarea cu superiorul ierarhic

- discutarea cu Departamentul Resurse Umane

- introducerea sesizarii direct in sistemul informatic - Linia de Integritate-

In situatia in care avertizorul de integritate opteaza pentru raportarea interna prin discutie directa fie cu superiorul, fie cu Departamentul de Resurse Umane, responsabilitatea acestora este de a evalua gravitatea sesizarii, si de a cauta fie cale de solutionare imediata daca sesizarea nu este considerata a fi de o gravitate deosebita, fie de a escala sesizarea catre Linia de Integritate si implicit catre comitetul desemnat pentru investigarea situatiei.

(5) In maxim 7 zile calendaristice de la primirea raportarii, persoana desemnata are obligatia de a transmite avertizorului confirmarea primirii raportarii.

Art. 8. Intrari (documente)
(1) Raportari (sesizare, plangere, petitie, acte doveditoare etc.) care indeplinesc conditiile prevazute de lege, anume o sesizare facuta cu buna-credinta cu privire la orice fapta care presupune o incalcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrari, eficientei, eficacitatii, economicitatii si transparentei.
(2) Raportarea se face in scris, pe suport hartie, la/catre sediul fizic al societatii, electronic, prin comunicare la liniile telefonice sau prin alte sisteme de mesagerie vocala, sau prin intalnire fata in fata, la cererea avertizorului in interes public.

(3) Raportarea cuprinde, cel puțin, următoarele: numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, contextul profesional în care au fost obținute informațiile, persoana vizată, dacă este

cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul unei autorități, instituții

publice, oricărei alte persoane juridice de drept public, precum și în cadrul persoanei juridice de drept

privat, precum și, după caz, probele în susținerea raportării, data și semnătura, după caz.

(4) Prin excepție de la prevederile alin. (3), raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de

contact sau semnătura avertizorului în interes public se examineaza si se solutioneaza in masura in care contine indicii temeinice referitoare la incalcari ale legii.
 
Art. 9. Canale de raportare
(1) Raportarea interna se face in scris, pe suport hartie sau in format electronic, prin transmitere prin canalele de raportare de mai jos:
a) Birou comunicare/persoana desemnata Cristina McCarthy – pentru raportari orale;

b) Telefon +40744 382 402 (apel/sms/whatsaap) – pentru raportari telefonice;
c) Integrity line - pentru raportari anonime sau nominale in format electronic/digital
d) str. Capitan Vijelie nr. 4, etaj 2, sector 5 Bucuresti – transmitere raportari scrise prin posta.
 
Art. 10. Evidenta raportarilor
(1)Evidenta raportarilor se tine in “Registrul de evidenta a raportarilor” – document care cuprinde data primirii raportarii, numele si prenumele, datele de contact ale avertizorului in interes public, obiectul raportarii si modalitatea de solutionare a acestora.

Conform legii 361/2022, art. 7, alin. 1, registrul se tine in format electronic.

(2) Raportările se păstrează 5 ani. După expirarea perioadei de păstrare de 5 ani, acestea se

distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.

(3) În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală,

persoana desemnată are obligația de a documenta raportarea în unul dintre următoarele moduri:

a) prin efectuarea unei înregistrări a conversației într-o formă durabilă și accesibilă, sub rezerva

consimțământului avertizorului în interes public;

b) printr-o transcriere completă și exactă a conversației.

(4) În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală în care conversațiile nu pot fi înregistrate, persoana desemnată are obligația de a întocmi un proces-verbal de transcriere completă și exactă a conversației. Persoanele desemnate oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia.

(5) În cazul în care avertizorul în interes public solicită ca raportarea să aibă loc în prezența persoanei

desemnate, aceasta are obligația de a întocmi un proces-verbal de consemnare, într-o formă durabilă și

accesibilă, sub rezerva consimțământului avertizorului în interes public. Persoana desemnată oferă

avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire

la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia.

(6) În cazul în care avertizorul în interes public nu își exprimă consimțământul pentru transcrierea sau

înregistrarea conversației, acesta este îndrumat să raporteze în scris, pe suport hârtie, persoanei desemnate, sau în format electronic accesand Linia de Integritate.

(7) Persoana desemnata are obligația de informare a avertizorului în interes public cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile prevăzut la lit. b), precum și, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora;

(8) Persoana desemnata are de asemenea obligatia de informare a conducătorilor autorităților, instituțiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum și persoanelor juridice de drept privat, cu privire la modalitatea de soluționare a raportării;are obligația de a furniza informații clare și ușor accesibile privind procedurile de raportare externă către autoritățile competente și, după caz, către instituțiile, organele, oficiile sau agențiile Uniunii Europene;

Art. 11 Confidentialitatea

(1) Persoana desemnată să soluționeze raportarea are obligația de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public și nici informațiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepția situației în care are consimțământul expres al acestuia.

(2) Prin excepție de la prevederile alin. (1), identitatea avertizorului în interes public și orice altă

informație prevăzută la alin. (1) pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru este o obligație impusă

de lege, cu respectarea condițiilor și a limitelor prevăzute de aceasta.

(3) În cazul prevăzut la alin. (2), avertizorul în interes public este informat anterior, în scris, cu privire la

divulgarea identității și a motivelor divulgării datelor confidențiale în cauză. Obligația nu există în cazul în

care informarea ar periclita investigațiile sau procedurile judiciare.

(4) Informațiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau

divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluționării raportării.

(5) Obligația de a păstra confidențialitatea nu există în cazul în care avertizorul în interes public a dezvăluit în mod intenționat identitatea sa în contextul unei divulgări publice.

(6) Obligația de a păstra confidențialitatea se menține și în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o

altă persoană din cadrul autorității, instituției publice, oricărei alte persoane juridice de drept public,

precum și din cadrul persoanelor juridice de drept privat alta decât persoana desemnată. În acest caz,

raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.
 
Art. 11. Clasarea raportarii interne
Raportarea se claseaza atunci cand:
a) nu contine cel putin elementele mentionate la Cap. 8, iar persoana desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita;
b) raportarea este transmisa anonim si nu contine suficiente informatii referitoare la incalcari ale legii, care sa permita analizarea si solutionarea raportarii, iar persoana desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita.
 
Art. 12. Activitati alternative in cadrul activitatii procedurate
Sesizarea autoritatilor competente.
 
Art. 13. Resurse umane implicate
a) Conducatorul organizatiei.
b) Avertizorul de interes public.
c) Persoana desemnata – cu atributii in ceea ce priveste primirea, inregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni subsecvente si solutionarea raportarilor, care sa actioneze cu impartialitate si care sa fie independenta in exercitarea acestor atributii.
d) Persoana desemnata, precum si mijloacele de raportare trebuie aduse la cunostinta fiecarui angajat, prin comunicare interna adecvata, afisarea informatiilor de interes la sediul si punctele de lucru ale societatii, indicarea canalelor de raportare prin intermediul mjiloacelor de comunicare electronice (internet/intranet/email). 
Art. 14. Aplicatii software utilizate
– Aplicatii informatice proprii sau folosite sub licenta
– Microsoft office
– Internet
– Intranet
 
Art. 15. Evenimente pe parcursul activitatii procedurate
– Transmiterea raportarii persoanei desemnate
– Evidentierea raportarii in registrul de evidenta
– Transmiterea raportarii conducatorului organizatiei
– Declansarea cercetarii
– Redirectionarea raportarii altor institutii competente, cand e cazul
– Solutionarea raportarii
– Informarea avertizorului de interes public
 
Art. 16. Interdictia represaliilor impotriva avertizorilor de interes public
(1) In fata comisiei de disciplina sau a altor organe similare, avertizorii beneficiaza de protectie, dupa cum urmeaza:
a) avertizorii in interes public beneficiaza de prezumtia de buna-credinta, pana la proba contrara;
b) la cererea avertizorului cercetat disciplinar ca urmare a unui act de avertizare, comisia de disciplina din cadrul organizatiei are obligatia de a invita presa si un reprezentant al sindicatului sau al asociatiei profesionale;
c) anuntul se face prin comunicat pe website-ul organizatiei, cu cel putin 3 zile lucratoare inaintea
d) sedintei, sub sanctiunea nulitatii raportului si a sanctiunii disciplinare aplicate;
e) in situatia in care cel reclamat prin avertizarea in interes public este sef ierarhic, direct sau indirect, ori are atributii de control, inspectie si evaluare a avertizorului, comisia de disciplina va asigura protectia avertizorului, ascunzandu-I identitatea.
 
(2) Este interzisa orice forma de represalii impotriva avertizorilor in interes public, amenintari cu represalii sau tentative de represalii, in special cele care privesc:
a) orice suspendare a contractului individual de munca;
b) concedierea;
c) modificarea contractului de munca;
d) reducerea salariului si schimbarea programului de lucru;
e) aplicarea oricarei alte sanctiuni disciplinare;
f) constrangerea, intimidarea, hartuirea;
g) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
h) refuzul de a transforma un contract de munca pe o perioada determinata intr-un contract de munca pe durata nedeterminata, in cazul in care lucratorul a avut asteptari legitime ca i s-ar oferi un post permanent;
i) refuzul de a reinnoi un contract de munca pe o perioada determinata sau incetarea anticipata a unui astfel de contract;
j) cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputatiei persoanei in cauza, in special pe platformele de comunicare sociala, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunitatilor de afaceri si a pierderii de venituri;
k) anularea unei licente sau a unui permis;
l) solicitarea de efectuare a unei evaluari psihiatrice sau medicale.
 

Nr. crt.

Descrierea etapelor

Responsabil

1.

Raportarea este transmisa de catre avertizorul de interes public persoanei desemnate din cadrul organizatiei

Avertizorul de
interes public

2.

Persoana desemnata transmite raportarea conducatorului organizatiei

Persoana desemnata

Persoana desemnata transmite avertizorului de interes public confirmarea primirii raportarii in termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia

Persoana desemnata

3.

Conducatorul organizatiei transmite raportarea spre solutionare dupa cum urmeaza:
- comisiei de disciplina daca este sesizata o abatere susceptibila de a fi o fapta administrativasau disciplinara;
- autoritatilor competente daca este sesizata o incalcare de natura contraventionala sau penala.

Conducatorul organizatiei

4.

Comisia de cercetare analizeaza raportarea, convoaca persoana reclamata si transmite solutia conducatorului organizatiei

Presedintele comisiei de disciplina

5.

Conducatorul organizatiei dispune rezolutia pe care o transmite compartimentului de resurse umane, respectiv persoanei desemnate

Conducatorul organizatiei

6.

Compartimentul de resurse umane transmite decizia aprobata persoanei reclamate

Compartimentul de resurse umane

7.

Persoana desemnata transmite o informare avertizorului de interes public cu privire la modalitatea de solutionare a raportarii

Persoana desemnata